全校各单位：
现将《武昌首义学院本科教学工作合格评估材料收集与整理规范》予以印发，请各单位遵照执行。
武昌首义学院
2020年12月14日
武昌首义学院本科教学工作合格评估材料收集与整理规范
评建材料是本科教学过程与基本状态的直接体现，是本科教学工作合格评建的重要成果，也是专家开展评估的重要依据。为使我校本科教学工作合格评建档案材料建设做到合理、规范，全面展示我校本科教学工作情况，便于教育部专家对我校开展实地考察评估，根据教育部《普通高校本科教学工作合格评估指标体系》的标准，结合《武昌首义学院本科教学工作合格评估评建工作方案》（院评建〔2020〕1号）文件精神, 特制订本“规范”。
一、建设原则
（一）体现合格评估方针
评建材料要体现“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”的指导方针，重点突出学校建设、整改、提高的措施与成效。
（二）突出针对性原则
档案材料建设要依据本科教学工作合格评估指标体系，紧扣指标及观测点内涵，切实体现学校转型发展、内涵发展、特色发展主线，自评报告及综述材料要做到观点明确、依据充足、结论可靠。每个观测点的支撑材料项目完整、内容精要、材料充分、重点突出、说服力强。
（三）突出常态工作原则
评估档案材料建设应与日常教学及教学管理工作结合，以日常工作带动材料建设。材料要准确、客观反映学校本科教学条件、教学与教学管理真实水平以及教学质量的真实状态，努力做到各类数据统计报表客观、准确、完整，坚决杜绝各种弄虚作假现象。
（四）突出规范性原则
档案材料建设要按照《武昌首义学院本科教学工作合格评估评建工作方案》（院评建〔2020〕1号）文件及附件中的任务分解及支撑材料指导目录，严格掌握评估标准，明确各类评估材料间的关系，数据统计口径统一。材料的分类和形式（包括材料的档案盒标签（详见附件1）、目录设置、盒内目录格式（详见附件3）、各类文档格式、立卷归档及材料的保管提交）符合本“规范”的要求。各类档案材料建设要做到自评报告与材料综述、档案盒内材料、原始档案材料建设相一致。
（五）彰显主动性原则
各单位在整理原始档案材料中，应根据本单位工作的实际情况充分发挥主动性，以创新精神和特色意识开展各项评建工作和评建材料整理。原始材料应完整体现本单位的工作职责与工作状态及评建过程，凸显本单位的工作重点、亮点与工作特色。
二、材料的分类
（一）按照材料的作用划分
按照作用划分，评建材料分自评材料、支撑材料、备查材料、检索材料、展示材料五类。其中，前三类是教育部专家考察评估的必备材料。
1.自评材料
自评材料是在科学总结学校办学思想、办学特色、教学条件、教学状态、教学效果、评建成果的基础上形成的综合性材料。包括《本科教学工作自评报告》《本科教学状态基本数据分析报告》。这类材料按照评估指标体系，对各指标与观测点进行逐个阐述，学校要在教育部专家入校前报送教育部评估中心，是专家全面了解学校办学状况的主要途径。学校自评材料由本科教学工作评建办公室（以下简称“评建办”）撰制。
2.支撑材料
支撑材料是支持各个观测点自评结果的依据材料。主要是与各个观测点对口的数据统计、图表、说明、名册、目录等，是支撑《本科教学工作自评报告》《本科教学状态基本数据分析报告》，并供专家查证与核实相关数据的依据性材料。这类材料主要由各指标的各专项建设组和责任部门提供。
3.备查材料
备查材料是指与评建工作相关且能反映学校办学思想、教学过程、教学状态、教学效果与教学成效，保存在各职能部门和各教学单位的原始档案。主要包括：各类制度、各类规划、工作计划与实施方案、教研活动与学生活动记录和总结、财务明细、各类成果原件、学生试卷、毕业论文（设计）、实验（实践）报告、学生作业（作品）等。由各教学单位、各部门整理归档。
4.检索材料
检索材料是指专门为专家组考察评估或部门评建人员提供的索引工具材料。主要包括《支撑材料目录》《人才培养方案目录》《管理制度目录》《毕业设计（论文）》《试卷目录》《学期课表目录》《各类人员名册》《校历》《评建专家工作指南》等。索引材料分学校和部门两个层次，部门材料索引由各单位自行编制，学校索引材料由评建办选择汇总各部门索引材料编制。
5.展示材料
展示材料是指学校为了便于专家更详细地了解学校发展历史、学校的办学特色、教学中心地位的举措、教学科研成果、评建工作过程的材料。如：《学校画册》《评建简报》《评建材料汇编》《新闻媒体报道汇编》《学校突出教学中心地位材料汇编》等。这类材料在学校统一指导下由各职能部门完成。
（二）按照材料责任主体划分
按照责任主体划分评建材料可分为学校评建材料、职能部门评建材料、教学单位评建材料、教师和教学管理人员个人材料。
1.学校评建材料
学校评建材料主要包括三个部分：一是按照要求提前报送教育部的学校自评材料包括自评报告、教学基本状态数据库、年度教学质量分析报告。二是专家到校时校长的汇报材料和多媒体宣传材料。三是供专家组到校时查阅的评建支撑材料。这类材料由评建办或评建办在职能部和教学单位评建材料基础上编制撰写。
2.职能部门评建材料
职能部门评建材料分统筹部门和责任部门两种。统筹职能部门的材料包括三部分：一是本部门统筹的一级评建指标的综述材料（综述材料范式见附件4）；二是本部门负责的二级指标和观测点的综述及支撑材料；三是汇总编排本部门负责的一级评建指标的支撑材料。责任部门的材料分为两种：一是本部门负责的二级评建指标和观测点的综述材料；二是本部门负责的二级评建指标和观测点的支撑材料。各类材料均由相应的统筹部门和责任部门完成。
3.教学单位评建材料
教学单位材料包括三个部分：一是按照责任部门要求提供相关材料；二是教学单位的自评材料，包括教学单位的自评报告（自评报告范式见附件5）、汇报材料、汇报提纲、支撑材料目录以及教学单位评建过程材料等；三是教学、教学管理以及学生活动档案,包括教学单位管理制度、毕业设计(论文）、试卷、实验报告、实践教学材料、教学基层组织活动材料、学生活动材料等。
4.教师与教学管理人员个人材料
教师与教学管理人员个人材料包括三部分：一是基本信息材料：学历学位证书、教师资格证、职称证书、聘书、荣誉证书、获奖证书等；二是教学材料：教学进度表、教案、讲稿等；三是科研材料：论文期刊、学术专著、科研立项与结题材料、教学成果奖励、科研奖励、指导学生科研材料等。
（三）按材料的形式划分
按照载体和表现形式，评建材料可划分为文字材料、表格材料、音像材料、证件(书）材料、实物材料和其他材料。
文字材料：文件、规划、制度、计划、方案、活动记录、总结、讲话。
数字材料：统计表格、报表、名册、检索。
音像材料：图片、录音、录像。
证件（书）材料：荣誉证书、成果证书、获奖证书、立项证书、结题证书。
实物材料：书画作品、题词、论文期刊、论著、教材。
其他材料：反映教学质量、教学水平、管理水平和人才培养质量的材料。
三、材料的收集
（一）收集的时限与标注
1.本科教学状态基本数据库材料收集时限。根据教育部要求，本科教学工作合格评估材料的收集、整理与编撰时限财务、科研和图书信息按自然年度统计；教学等其他信息均按学年度统计。
2.评建材料收集时限与标注
（1）反映学校、各教学单位等办学历史、办学传统、办学特色的材料或其他反映“完整过程”的原始资料不受时间限制。学校的管理制度、规划，须从学校2015年转设后开始收集。统一用类别标注。如：武昌首义学院教学管理制度汇编（2021年编印）、武昌首义学院“十三五”发展规划（院理发〔2016〕21号）。
（2）“近三学年”指2018-2019学年、2019—2020学年，2020—2021三个学年，统计近三学年的材料要求按学年或学期分别统计，按时间先后排列。用学期加材料类别标注。如：信息科学与工程学院2018-2019学年第一学期2018级计算机科学与技术专业试卷。
（3）“近三年”指2018、2019，2020自然年（补充2021年当年），统计近三年的材料要求按自然年度分别统计，按时间先后排列。用年份加材料类别标注。如：武昌首义学院2018年教师花名册。
（4）“近三届”指2019届、2020届、2021届。涉及到毕业生的材料按“近三届统计”，统计近三届的材料要求按自然年度分别统计，按时间先后排列。用届别加材料类别标注。如：武昌首义学院2019届毕业生一次性就业情况统计表。
（二）收集范围
按照《武昌首义学院本科教学工作合格评估评建工作方案》（院评建〔2020〕1号）文件的附件1中的7个一级指标、20个二级指标和40个观测点所涵盖的指标内涵及范围进行档案材料建设。
四、材料的整理
（一）原始材料的整理
1.文字材料的整理
原始档案材料是评建材料的基础，也是主要的支撑材料和重点备查材料。这类材料按照实际工作状况和学校有关要求整理编排，除会议记录外，其他材料一般采用打印稿；原始材料不得轻易修改，但可以补充完善，材料必须保留材料形成过程中的审定和领导签发等原始痕迹，材料的落款、签署、印章、日期应齐全完整；形式保留材料形成时的状态， 纸张、字号、排版格式不做统一要求，因纸张脆弱不便保留的材料可粘贴在A4纸张保存。原始编排应做到分类准确，编目清楚，整齐美观，保证评估时专家调用材料的方便、快捷。
2.声像、证书、实物材料整理
照片等声像材料装袋后分类保存，并标注说明，标明内容、数量，并加注简要的文字说明。各类实物材料须拍制照片或提供复印件（旌旗、奖杯、学历学位证书、立项与结题证书、获奖证书、获奖作品、科技作品等），原件由原单位或个人保存备查；著作、教材需复印封面和版权页, 论文需复印发表期刊的封面、目录和正文。所有照片和复印件需加盖相应管理部门公章。所有声像、证书、实物材料要列出清单，清单上名称与时间必须与原件完全一致。
（二）自评材料、支撑材料、索引材料和展示材料的整理
1.学校自评材料按照教育部通行规范撰写印制；教学单位自评报告撰写范式详见附件5。
2.支撑材料要求按照本科教学工作合格评估指标体系的要求编排。
3.支撑材料要对原始材料进行充分提炼，确保能够充分反映评估指标要求。纳入支撑材料的原始材料，一般使用原始材料的复印件或原件的副本。原件由原单位或个人按原始材料保存、整理编目备查。
4.支撑材料、索引材料和展示材料的页面设置。
所有材料用A4纸印制；左侧装订；页码位置为下居中，页码符号的数字格式为1、2、3、……；页边距为上2.54厘米；下2.54厘米、左3.18厘米、右2.3厘米、装订线0厘米；页眉：1.5厘米；页脚：1.75厘米。
5.支撑材料、索引材料和展示材料的字体、字号、结构层次序数。
（1）文字
以上材料正文统一用四号仿宋字体(GB2312)，28磅行距，标题和一级标题段前段后间距0.5行，字距为默认字距。标题为小二号黑体（加粗），居中，如有副标题、引标题，用小3号仿宋字体(GB2312)，标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，行距为固定值28磅。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。正文中如有多级标题， 则按以下规范：一级标题：一、二、三、……三号字，黑体加粗；二级标题：（一）（二）（三）……四号字，黑体加粗，括号使用全角中文；三级标题：1.2.3.……四号字，仿宋字体(GB2312)加粗；四级标题：（1）（2）（3）……四号字，仿宋字体(GB2312)加粗；五级标题：①②③四号字，仿宋字体(GB2312)加粗。
文字中的西文均使用times new roman字体，字号与文中汉字相同。
文本如附件4《学院（部）本科教学工作合格评估自评报告》。
（2）表格和图形
绘制表格和图形其标题和文字的大小均按正文四号仿宋字体(GB2312)、居中处理，行距为固定值16磅，左缩进0.5字符。如果项目多，为了排版的美观可以将表格内的文字大小缩小到五号或小五号，对齐方式可选择居中或左对齐，行距14磅，左缩进0.5字符。
所有表格均使用word或excel格式，支撑材料中凡是涉及到“****表”，该表格表头栏位及内容以“全国高校基本状态数据库填报表格”中的相应表格为依据设计。
6.附件
文件资料如有附件，在正文下一行左缩进2字符，用四号仿宋字体(GB2312)标识“附件”，后用半角冒号，写上附件名称。附件如有序号则使用阿拉伯数字（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。
7.落款
凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处写上成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期(中文年月日)。
（三）评建档案材料的立卷归档
1.各单位须配置本科教学工作评估档案材料文件柜，用于存放、陈列各类评估材料。
2.各单位的评估材料以“本科教学工作合格评估校级(职能部门)建设材料参考指导目录”和“本科教学工作合格评估教学单位建设材料指导目录”为依据进行分类整理、编号，装入文件盒。文件盒盒面和盒脊应贴有临时标签（见附件1），标明内装材料所属的一级指标、二级指标、主要观测点和为说明“主要观测点”所需要的支撑材料目录名称，标明文件盒的编号。
3.每个文件盒内首页为打印的材料目录，列出材料清单，盒内各种材料按目录顺序放置(见附件3)。在具体材料首页开头处，用铅笔标明材料目录编号。
五、材料的管理
(一) 档案材料的保管
1.评建档案材料要集中存放，并指定专人管理。管理人员要熟悉材料的陈列位置、材料的内容，专家组需要调阅材料时，能够快速查找到相应的资料。
2.评建档案材料借阅必须办理借阅手续，并限期归还；归还时由管理员当面清点，并在借阅登记薄上进行注销，放回原来位置，严防丢失；未经部门负责人或评建办同意，任何人不得私自对外借阅评建支撑材料。
3.所有资料，任何人不得随意丢弃、销毁。
(二) 档案材料的提交
1.需要提交评建办的材料，由各部门及专项组按档案材料目录整理提交。提交的材料需附“评建档案材料目录”（一式两份），并将材料的电子稿与纸质材料同时提交（自留电子文档）。
2.提交材料要层层把关。各单位提交的材料分别由单位负责人审定；专项组提交到评建办的材料须经本项目组负责人审定。所有提交材料审定人、报送人、接收人均应在“材料清单”的相应位置上签字，并加盖上报部门公章。
附件：1.档案盒标签格式与规格
2.材料总目录格式范例
3.盒内材料目录格式范例
4.各级指标综述范式
5.学院（部）本科教学工作合格评估自评报告范式